伟事达实践分享:CEO如何管理你的时间?(下)

导言:最近,伟事达中国十年的001小组张伟俊教练在伟事达办公室内部沟通交流时,推荐了一篇关于CEO如何管理时间的管理报告,希望给会员CEO提供参考价值,与您一起分享。在上一期文章中《CEO如何管理你的时间?(上)》,我们分享了企业CEO的时间都花在哪里了?那么,如何提高CEO时间的利用效率?有哪些方面可以建议?我们先从CEO推进日程表说起......

 

这是由管理学界知名大师迈克尔·波特(Michael E.Porter)和尼丁·诺利亚(Nitin Nohria)共同主导的调查研究开始于2006年,首次全面、细致、长时间调查了复杂大型公司的CEO如何利用时间。透过对日程表的分析,研究团队会发现CEO何时出现在哪里出现,做哪些决定不仅CEO自身效率和公司业绩都有重大影响而且这些差异反映了领导者在公司管理措施方面的不同理念

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 推进日程表管理

 

日程表规划要以CEO最紧要的任务为基准,这一点非常关键。因为每个公司的利益相关者都希望与最高层领导者直接对话,所CEO必不可少要花一些时间和每位利益相关者沟通,提供指导、统一目标、赢得支持,并为做出明智决策收集必要信息。其次,CEO还需要每个季度回顾上一季的工作日程表,看看是否与个人日程表相互平衡,并根据当前状况,更新日程表。这是因为长期从事高强度工作,CEO要像顶级运动员一样训练自己,保持良好状态。他们需要为自己身体健康,与家人和朋友的关系和睦留出时间。此外,研究团队还建议,如果CEO将工作日程表对外公开,会获益颇多。他们的执行助理(Executive Assistant)和领导团队都需要了解其时间安排,以便与之协调一致。(详见下文“杰出 EA 的四种行为”)。当团队成员知道CEO日程后,可以更有目的性地选择任务,并在CEO分配的工作中了解待决策事项的轻重缓急。

 

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拒绝电子邮件的冗繁

 

 

 

面对面交流是CEO施加影响力、了解实际动态并授权推进各项重要事项的最佳方式CEO用这种方式,能给身边的人提供最大支持和最佳指导。CEO须认识到,多数被抄送的电子邮件中的议题无需他们参与讨论过程,而且很可能让他们卷入经营的烂摊子。CEO发出的电子邮件可能自上而下造成一系列不必要的沟通,并形成错误规范,特别是在CEO选择深夜、周末或假期发邮件时。因此,组织有必要确立合理期望和正确规范,规定CEO需要接收的邮件类型以及回复时间。CEO可采取的对策之一是,雇用业务熟练的EA来过滤信息,并在 CEO看到邮件前就尽可能将邮件转发,委派他人处理。

 

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授权下属管理团队

 

一般来说,公司高管团队中每位成员都具有脱颖而出的能力,并赢得CEO的完全信任和支持,然而该团队的任何缺点也都会严重影响到CEO的效率——若CEO每天周旋于那些处理本属于下属的工作、帮他们收拾烂摊子,那么宝贵的时间就被浪费了。研究过程中来自不同集团的CEO聚集在一起,讨论他们上任后公司的经营情况时,他们最后悔的是挑选直接下属时没有制定高标准。很多CEO告诉我们,原因是他们刚担任该职务时过于关注当下,对未来不够重视。报告建议CEO需要花时间去与更大范围内更低层级的领导者沟通,这是非常有益的CEO和各级员工建立联系,不但能够获得可靠信息、了解公司和行业实际情况还能在员工中提升认可度和公信力,这对激励员工并赢得支持至关重要。CEO将越多工作授权给下属领导团队,对自己的时间规划就会越满意。授权他人减轻了他们亲身参与、跟进项目并听取汇报的负担。

 

 

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驾驭战略,塑造文化

 

 

CEO最具效力的管理工具就是驾驭战略。他们要确保每个事业部以及整个公司都有清晰明确的战略,故而保证各事业部内以及整个组织中的多个决定达到一致。CEO必须要花足够的时间打磨战略,不仅能为公司提供前进方向,明确自身价值主张,还决定了公司在市场中与对手竞争形成差异化的路径。如果战略令人信服并在组织中得到充分宣传,就能有效激励和动员员工。但若战略不明晰,CEO就会被迫主导过多决策,反而浪费了许多时间和精力。此外,文化涵盖了组织的价值观、信仰和规范,是CEO用于强化战略并影响整个组织运营方式的另一重要工具。CEO可以从多个方面塑造公司文化,比如在多个大会上谈论文化、践行企业价值观,或者发现、奖励并祝贺符合文化要求的榜样人物,同时矫正其他不符合要求的员工。此外,为了确保公司战略得到高效执行,CEO还必须推动公司各层级严格把控各项工作的全部流程,包括营销计划、定价、产品开发和战略研发本身。

 

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提高效率,给客户留出更多时间

 

 

 

CEO必须定期回顾哪些会议值得参加,哪些可以授权给下属,并放弃他们在之前职位上习惯的那些开会做法。CEO职责中的一项重要工作是,保证公司外部和内部利益相关者就多种议题、决定和行动日程达成共识并团结一致。CEO应重新审查“标准”会议的次数,并着力缩短这类会议的时间,或者利用一对一或小会议形式,从而大幅提升CEO的时间效率。另一个精简方法是,重新设定会议规范:每次开会都要有明确的议程规划,而且与会者必须有备而来,避免重复开会,此外,CEO还应找机会让合适的人一起开会,这有助于建立这种一致性,避免重复聚集所有人开耗费时间的大会。高效的CEO会在整个组织中贯彻以上会议规范。

 

知晓以上提高CEO时间管理效率的几点建议之外,在这项研究报告中特别提到一个非常关键的角色--执行助理(Executive Assistant),并指出成为一名“杰出EA”应具备的四种行为方式(素养能力):

  • 深刻理解领导者的日程表。EA负责制定列出所有CEO优先项目的详尽日程表,而且每个季度都要更新,还应花大量时间在推进日程的活动上。EA必须对CEO的日程有深度理解,然后从业务视角审视每个会议的具体要求和准备情况。而CEO的责任是,确保EA知道自己的日程以及保持各项准备工作与日程保持同步性。

  • 考虑到所有关联方面。各级管理者都抱怨他们有太多会议了。其中一个解决方案是举行小型会议,只请必须参加的人。优秀的CEO懂得如何委派任务给最合适的人,不然他们在会议后,还要继续进行多轮沟通和跟进。而优秀的EA从一开始就会确保所有相关人员都出席会议,从而避免出现上述问题。

  • 认识到自发性的价值。大多数CEO的时间都被安排得太满了。如果他们能够腾出一些时间在公司走廊/办公区走动,与员工进行自发性的互动,会获益良多。他们还需要有回应突发事件的空间,因此优秀的EA可以在CEO日程表中留出一些开放时间,避免反复取消、再安排会议时间。

  • 坚守个人和家庭时间。作为EA,你应认识到:长时间工作、出差和CEO职务的压力会有产生负面影响。和亲友共度时光、定期健身、养精蓄锐和反思的机会对提高CEO效率极为关键,还能避免职业倦怠。杰出的EA每天的时间规划在很大程度上帮助到CEO在长期而艰巨工作中保持需的生活和情绪平衡。

综上所述,EA职责的关键作用在于避免CEO因不重要的活动分散注意力,以及确保领导者充分利用有限的时间。我们经常听到CEO说,业务熟练的EA可大幅提升他们的效率和效能,我们的研究也佐证了这一点。要在管理CEO 时间时找到正确的平衡点,EA必须有良好的判断力、情商,以及高超的沟通技巧,因为他们部分代表CEO,可能影响到领导者给人的印象。