伟事达实践分享:CEO如何管理你的时间?(上)

 

导言:

企业CEO如何规划并有效地利用时间?CEO 在工作和私人活动上分别花了多长时间?在会议、独立思考以及反思上分别花了多长时间?对电子邮件和面对面谈话的依赖程度分别是多高?更多时间在公司内部还是外部度过,和客户还是投资者相处?

 

以上这些问题经常出现在伟事达小组会上,企业CEO总是希望有一些经过验证的实践方法帮助CEO很好地解决这些问题,与此同时,他们的个人生活品质也得到提升和改善。最近,伟事达001小组教练张伟俊进行伟事达内部沟通交流时,推荐了一篇关于CEO如何管理时间的管理报告,希望给会员CEO提供参考价值,与您一起分享。

 
 

 

在管理学语境中,CEO是领导力的象征。但人们对这一职位的了解少得令人吃惊。一方面CEO手握公司最高权力,另一方面他们面临着外界看不到的挑战和限制。

 

大型全球公司的经营极为复杂。公司的管理工作范围非常广泛,包括各职能会议、各事业部会议,涉及组织中多个层级、无数外部议题和大量利益相关者——股东、客户、员工、董事会、媒体、政府、社会组织等等。CEO 和其他高管不同之处在于,他们必须参与所有事务。在此基础上,CEO 还是公司对内和对外的面孔,不论时势好坏。

 

当然,CEO 可以支配大量资源,并获得多种支持。然而,他们比公司其他所有人都更缺乏一种资源:时间。他们没有足够时间去做CEO应承担的所有工作,却依然对公司中所有工作负责。

 由管理学界知名大师迈克尔·波特(Michael E.Porter)和尼丁·诺利亚(Nitin Nohria)共同主导的一项调查研究开始于2006年,首次全面、细致、长时间调查了复杂大型公司的 CEO 如何利用时间。整个项目追踪了 27 位 CEO 的时间规划数据,其中女性2名、男性25名,而且对每个人都观察了整个季度(三个月)。他们的公司主要为上市企业,在调查期间,平均年营业收入高达 131 亿美元。研究小组会利用本次研究收集到的海量数据,反思 CEO 的职责范围。CEO 必须同时从多个维度管理影响力,而每个维度都有二元性,或者说矛盾冲突,因此,企业CEO 必须进行高效整合。调查数据同时基与法拉·萨顿(Raffaella Sadun)在 2017 年连续一周, 针对来自六个国家各行各业的 1114 位 CEO 每日电话往来进行调查。

 

对 CEO 职责进行更全面的解读,既是成功的关键,也提供了高效管理时间的重要视角。那么,首先弄清楚CEO的时间都花在哪里了?

 

1

劳神费力的苦差事

 

CEO总在工作,而且总有更多工作要完成。我们研究的领导者每个工作日都平均工作9.7 个小时。他们周末79%的时间,也就是平均每天 3.9 个小时都用于工作。在假期 70%的时间,也就是平均每天 2.4 个小时中,他们还在工作。以上数字说明,CEO全年无休。

 

2

面对面交流

 

公司中最高领导人的工作主要是面对面交流,我们研究的CEO有61%的工作时间都用于此类沟通。其他15%的时间用于打电话,或阅读并回复书信。剩下的24%时间用于电子通信。

 

3

严重依赖直接下属

 

CEO的直接下属是公司最资深高管,其中有能力极强的管理者。他们掌握公司业务的所有关键要素,帮助CEO充分支配这些资源。紧密协作的领导团队就像黏合剂,帮助CEO整合公司并顺利完成工作。

 

4

总是在开会

 

CEO要不间断地开会,而且下一场会议可能与上一场和再下一场截然不同。会议的数量和种类决定了最高职位的属性。我们研究中的领导者平均每周开37次会议,时间长短不一,而所有会议占总工作时间的 72%。

 

5

在多个外部利益相关者间周旋

 

我们研究的CEO绝大部分时间(平均 70%)都用于与内部利益相关者沟通,还有很大一部分时间(平均 30%)用于和外部人员联络:16%和商业伙伴,如客户、供应商、银行家、投资者、顾问、律师、公关公司等其他服务提供商;5%和公司董事会;9%处理其他外部事务,包括在其他董事会和产业集团的职务、与媒体和政府打交道、社区和慈善活动。

 

       企业CEO成功与否对员工、客户、社区、财富创造、经济轨迹,甚至社会都影响巨大。随着 CEO 的职责种类和范围不断拓展,组织复杂性日益提高、技术进步、竞争加剧、问责强化,这份工作变得越来越艰巨。伟事达小组为担当此重任的当代和未来领导者提供更广阔的视角,帮助他们更好地了解到自身职责以及如何最有效地利用自己最宝贵的资源:时间。下一期预告,CEO如何提高时间的利用效率?